Спілкування компанії та працівників завжди є важливим фактором під час розбудови успішного бізнесу, адже без цього неможливо правильно налаштувати будь-які робочі процеси та розвиватися в перспективі. Більше деталей про важливість такої комунікації та її особливості на вебінарі «Win-win: як налаштувати комунікацію між компанією та співробітниками» розповіла Наталія Ненич, консультант Smart Business.
Комунікація як організаційний процес
Варто пам’ятати, що є поняття внутрішньої та зовнішньої комунікації. І в розрізі теми вебінару говорили саме про внутрішню комунікацію.
«Це те, що тримає всю компанію вкупі. Те, без чого компанія була б просто спільнотою індивідуальних робітників, які працюють кожен над своїм окремим завданням», – акцентувала спікер.
Складно переоцінити важливість внутрішньої комунікації в побудові процесів та управлінні компанією. Якщо співробітники не зможуть обмінюватися інформацією, то вони не зможуть разом працювати і формулювати спільні цілі та співпрацювати над їхнім досягненням. Тому зрозуміло, що неефективна комунікація стане на заваді швидкого і якісного виконання задач. І стосується це як окремих підрозділів, так і компанії загалом.
Етапи організаційної комунікації
Є кілька етапів, кожному з яких притаманні власні характеристики:
- починається все із зародження ідеї, під час якої проходить процес формування повідомлення та добір виконавців;
- формат повідомлення, тобто яким чином і в якому форматі буде найзручніше подавати інформацію;
- канал передачі – відомо, що каналами передачі в компанії є листи, онлайн- і офлайн-наради, комунікація у корпоративних месенджерах та ін. На цьому етапі потрібно дібрати найкращий канал для передачі інформації;
- зворотний зв’язок – потрібен для розуміння того, наскільки ефективно пройшла інформація, наскільки якісно її сприйняв співробітник і чи зрозумів він, що від нього хочуть. Можливо, наступного разу доведеться вносити якісь корективи для кращого донесення.
Читайте також: Інвестиційна привабливість для України під час війни
Оцінка ефективності корпоративної комунікації
Передусім потрібно оцінити ефективність своїх співробітників. Ключовим тут буде відсоток виконаних задач за окремо взятий проміжок часу, чи то день, чи то тиждень, чи то місяць. Крім того, варто перевіряти статус задач і те, чи можуть їх завершити. Бо це може бути попередженням, що в якійсь ланці комунікації стався збій.
З цього виходить необхідність постійного зворотного зв’язку для виявлення:
- Складнощів під час отримання та обробки інформації.
- Інформаційного перенавантаження працівників.
- Викривлення інформації під час передачі інформації між працівниками.
Щоб уникнути цих проблем, потрібно дотримуватися використання єдиних каналів спілкування на всіх рівнях.
Правила комунікації для всіх рівнів
Насамперед необхідно розставити пріоритети у цьому постійному потоці інформації. Є завдання, які нині надважливі, а є такі, які можна трохи перемістити. Ця пріоритетність дає працівнику розуміння, за що він має братися зараз, а що він може відкласти на якийсь час.
Разом із цим не варто забувати про чітке визначення та прописування того, кому яка інформація має бути передана. Тобто структуровані дані мають надходити до певного співробітника, який буде виконавцем завдання або ж який буде розподіляти ці завдання між іншими робітниками.
Варто дбати про періодичну чистку всіх каналів комунікації та надавати терміни для кожного завдання чи зворотного зв’язку на передану інформацію. Виставлення дедлайнів завжди допомагає працівникам спланувати свій час та дасть їм чітке бачення того, коли від них чекають результату чи фідбеку.
Важливо вдосконалювати системи зворотного зв’язку відповідно до специфіки підприємства чи окремо взятих підрозділів/команд.
Читайте також: Як розвивається судова реформа України
Корпоративне життя компанії
Нині, коли більшість компаній будують свою роботу з врахуванням можливості відділеної роботи працівників, дуже важливим є питання встановлення та налагодження корпоративного життя і того середовища, де працівник може знайти інформацію про життя компанії: нововведення, зміни, новини, події. Все це має бути організованим, структурованим і працівник має легко отримувати доступ до такої інформації в будь-який час. Важливо пам’ятати, що співробітники мають дізнаватися, що відбувається в організації вчасно, і не лишатися осторонь цих новин чи подій.
На прикладі продукту своєї компанії спікер показала, що це може бути віртуальний портал, який містить: портал у браузері, портал у Microsoft Teams, портал у смартфоні, портал у чат-боті та портал у Play Market і App Store.
Цей портал складається з таких компонентів:
- Корпоративні новини.
- Організаційна структура.
- Мапа офісів.
- Довідник співробітників.
- Персональний кабінет працівника.
- Календар подій.
- Робочі області департаментів.
- Персональні сервіси.
- Медіатека.
Висновок
Отже помітно, що в корпоративному спілкуванні одну з найголовніших ролей відіграють такі речі, як зворотний зв’язок та дедлайни. У першому випадку це допоможе відстежувати та розуміти, наскільки чітко була подана інформація та наскільки якісно її зрозумів працівник, що надалі допоможе уникати непорозумінь та проблем. Дедлайни ж спільно з пріоритетністю завжди даватимуть змогу співробітнику зрозуміти, яке саме завдання для нього сьогодні стоятиме на першому місці, а яке є другорядним та може зачекати певний час. Це здебільшого і забезпечує правильність і швидкість виконання тих завдань, які є головними для компанії протягом певного відрізку часу.
Читайте також: Майбутні реформи грального ринку України
Читайте також: Санкції та упереджене ставлення працівників – виклики бізнесу
